Wie erstelle ich eine freigegebene Excel-Datei in Sharepoint?

Das Erstellen einer Excel-Datei in SharePoint kann eine nützliche Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Team Zugriff auf dasselbe Dokument hat, unabhängig davon, wo er sich befindet. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie eine gemeinsame Excel-Datei in SharePoint erstellen und welche Vorteile die Verwendung dieses Systems bietet. Mit diesem Leitfaden können Sie die Vorteile der Freigabe einer Excel-Datei in SharePoint nutzen und die einfachen Schritte erlernen, um dies zu erreichen.

Erstellen einer freigegebenen Excel-Datei in Sharepoint: Um eine freigegebene Excel-Datei in Sharepoint zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie Sharepoint in Ihrem Webbrowser.
Wählen Sie die Bibliothek aus, in der Sie die Datei speichern möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hochladen“, um die Excel-Datei hochzuladen.
Sobald die Datei hochgeladen ist, klicken Sie darauf, um sie zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte „Datei“ und wählen Sie „Freigeben“.
Geben Sie die Namen der Personen ein, mit denen Sie die Datei teilen möchten.
Wählen Sie die Zugriffsebene aus, die Sie ihnen gewähren möchten.
Klicken Sie zum Abschluss auf „Teilen“.

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Wie erstelle ich eine freigegebene Excel-Datei in SharePoint?

SharePoint ist ein leistungsstarkes cloudbasiertes Tool für die Zusammenarbeit, mit dem Unternehmen Dokumente, Tabellenkalkulationen und andere digitale Assets speichern, darauf zugreifen und gemeinsam daran arbeiten können. Viele Unternehmen nutzen SharePoint zum Hosten ihrer Daten und Dokumente in der Cloud und es ist ein hervorragendes Tool zum Teilen von Excel-Tabellen mit Kollegen und externen Partnern.

Das Erstellen einer freigegebenen Excel-Datei in SharePoint ist einfach und unkompliziert und erfordert nur ein paar einfache Schritte. In diesem Artikel erklären wir Ihnen genau, wie es geht.

Schritt 1: Laden Sie die Excel-Datei auf SharePoint hoch

Der erste Schritt zum Erstellen einer freigegebenen Excel-Datei in SharePoint besteht darin, die Datei auf die SharePoint-Site hochzuladen. Dazu müssen Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto anmelden und zu der Dokumentbibliothek navigieren, in der Sie die Datei speichern möchten. Sobald Sie sich in der Dokumentbibliothek befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hochladen“ und wählen Sie die Excel-Datei von Ihrem Computer aus.

Sobald die Datei hochgeladen ist, können Sie ihr einen Namen geben und alle zusätzlichen Informationen hinzufügen, die Sie über die Datei speichern möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“ und die Datei wird auf die SharePoint-Site hochgeladen.

Schritt 2: Sicherheit und Berechtigungen festlegen

Sobald die Datei auf SharePoint hochgeladen wurde, besteht der nächste Schritt darin, die Sicherheit und Berechtigungen für die Datei festzulegen. Dadurch wird bestimmt, wer auf die Datei zugreifen kann und was er damit tun kann. Um die Sicherheit und Berechtigungen festzulegen, klicken Sie in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Einstellungen“ und wählen Sie „Berechtigungen“ aus.

Von hier aus können Sie die Berechtigungen für die Datei festlegen. Sie können die Datei beispielsweise öffentlich machen, sodass jeder, der über den Link verfügt, darauf zugreifen kann, oder Sie können sie privat machen und den Zugriff auf bestimmte Personen beschränken. Sie können auch bestimmte Berechtigungsstufen wie Lesen oder Bearbeiten für verschiedene Benutzer oder Gruppen festlegen.

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Schritt 3: Geben Sie die Excel-Datei frei

Sobald die Sicherheit und Berechtigungen festgelegt sind, besteht der nächste Schritt darin, die Excel-Datei freizugeben. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Teilen“ und geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Sie können auch eine Nachricht hinzufügen, um zu erklären, warum Sie die Datei teilen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Senden“ und die Datei wird mit den von Ihnen angegebenen Personen geteilt. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Datei und können über ihr SharePoint-Konto darauf zugreifen.

Schritt 4: Dateibenachrichtigungen festlegen

Sobald die Excel-Datei freigegeben ist, besteht der nächste Schritt darin, Dateibenachrichtigungen festzulegen. Dadurch werden Sie benachrichtigt, wenn jemand Änderungen an der Datei vornimmt. Um Dateibenachrichtigungen festzulegen, klicken Sie in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Einstellungen“ und wählen Sie „Benachrichtigungen“ aus.

Von hier aus können Sie auswählen, welche Arten von Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Sie können beispielsweise benachrichtigt werden, wenn die Datei geändert wird, wenn jemand einen Kommentar zu der Datei abgibt oder wenn jemand eine neue Version erstellt. Sobald die Benachrichtigungen festgelegt sind, werden Sie benachrichtigt, wenn jemand Änderungen an der Datei vornimmt.

Schritt 5: Arbeiten Sie gemeinsam an der Excel-Datei

Der letzte Schritt besteht darin, gemeinsam an der Excel-Datei zu arbeiten. SharePoint erleichtert die Zusammenarbeit an Dateien in Echtzeit, und Sie können dies mit der gerade erstellten Excel-Datei tun. Um mit der Zusammenarbeit zu beginnen, klicken Sie in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Zusammenarbeiten“ und wählen Sie „Im Browser bearbeiten“.

Dadurch wird die Excel-Datei im Browser geöffnet und Sie und Ihre Mitarbeiter können in Echtzeit Änderungen an der Datei vornehmen. Sie können im Chat-Fenster auch miteinander chatten, alle Änderungen werden automatisch gespeichert.

Schritt 6: Laden Sie die Excel-Datei herunter

Wenn Sie mit der Zusammenarbeit an der Excel-Datei fertig sind, können Sie sie auf Ihren Computer herunterladen. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Herunterladen“ und wählen Sie „Als Excel herunterladen“. Dadurch wird die Datei auf Ihren Computer heruntergeladen und Sie können sie dann nach Belieben verwenden.

Schritt 7: Versionskontrolle verwalten

SharePoint erleichtert außerdem die Verwaltung der Versionskontrolle für die Excel-Datei. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Einstellungen“ und wählen Sie „Versionsverlauf“. Dadurch wird eine Liste aller Versionen der Datei geöffnet und Sie können die Änderungen anzeigen, die im Laufe der Zeit an der Datei vorgenommen wurden.

Sie können bei Bedarf auch eine frühere Version der Datei wiederherstellen. Wählen Sie dazu die Version aus, die Sie wiederherstellen möchten, klicken Sie auf „Wiederherstellen“ und die Version wird in den vorherigen Zustand zurückversetzt.

Schritt 8: Löschen Sie die Excel-Datei

Wenn Sie mit der Arbeit an der Excel-Datei fertig sind, können Sie sie aus SharePoint löschen. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Einstellungen“ und wählen Sie „Löschen“. Dadurch wird die Datei dauerhaft von der SharePoint-Website gelöscht und kann nicht mehr angezeigt oder heruntergeladen werden.

Schritt 9: Speicherplatz verwalten

Wenn Sie mit der Verwaltung der Excel-Datei fertig sind, können Sie Ihren Speicherplatz verwalten, um sicherzustellen, dass Sie genügend Platz für alle Ihre Dateien haben. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Speicher“ und wählen Sie „Speicher verwalten“.

Von hier aus können Sie die Menge des von Ihnen genutzten Speicherplatzes und die Menge des verbleibenden Speicherplatzes einsehen. Sie können auch Dateien löschen, die Sie nicht mehr benötigen, um Speicherplatz freizugeben.

Schritt 10: Überwachen Sie die Dateiaktivität

Schließlich können Sie die Dateiaktivität überwachen, um sicherzustellen, dass auf Ihre Dateien zugegriffen und sie ordnungsgemäß verwendet werden. Klicken Sie dazu in der Dokumentbibliothek auf die Schaltfläche „Aktivität“ und wählen Sie „Überwachen“. Dadurch wird Ihnen angezeigt, wer wann auf die Datei zugegriffen hat und welche Änderungen an der Datei vorgenommen wurden.

Touchpad Kumpel

Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, um benachrichtigt zu werden, wenn jemand auf die Datei zugreift oder Änderungen daran vornimmt. So behalten Sie den Überblick darüber, wer auf die Datei zugreift und was sie damit machen.