So komprimieren und reduzieren Sie die Postfachgröße in Microsoft Outlook

Wenn Ihr Postfach voll wird, müssen Sie es möglicherweise komprimieren oder seine Größe reduzieren. Hier sind einige Tipps, wie Sie dies in Microsoft Outlook tun können. Öffnen Sie zunächst Outlook und wechseln Sie zur Registerkarte Datei. Wählen Sie dann Optionen und klicken Sie auf Mail. Klicken Sie unter der Überschrift Senden/Empfangen auf die Schaltfläche Papierkorb leeren. Dadurch werden alle Elemente aus Ihrem Papierkorb gelöscht und Speicherplatz freigegeben. Gehen Sie als Nächstes zur Registerkarte Ordner und klicken Sie auf Einstellungen anzeigen. Klicken Sie im Dialogfeld Ansichtseinstellungen auf die Schaltfläche Ordner leeren. Dadurch werden alle leeren Ordner in Ihrem Postfach gelöscht. Gehen Sie schließlich zur Registerkarte Datei und klicken Sie auf Bereinigungswerkzeuge. Klicken Sie im Dialogfeld Bereinigungstools auf die Schaltfläche Postfachbereinigung. Auf diese Weise können Sie alle alten oder nicht verwendeten Elemente in Ihrem Postfach löschen. Wenn Sie diese Schritte befolgen, sollten Sie in der Lage sein, die Größe Ihres Postfachs zu reduzieren und zu verhindern, dass es voll wird.

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Microsoft Outlook , ein Client für Outlook oder ein Live-E-Mail-Dienst, speichern Sie E-Mails und Anhänge offline. Während Sie E-Mails empfangen und senden, wächst die Größe der Datenbank weiter. Es stellt zwar sicher, dass Sie auf Ihre E-Mails zugreifen können, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind, bedeutet aber auch, dass Ihr Postfach weiter wächst. In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie die Postfachgröße in Microsoft Outlook komprimieren und reduzieren können.

Verkleinern und reduzieren Sie die Postfachgröße in Microsoft Outlook

Der Nachteil eines größeren Postfachs ist, dass es die Dinge verlangsamt. Das Entdecken und Suchen nach etwas braucht mehr Zeit. Darüber hinaus begrenzen E-Mail-Dienstanbieter wie Office 365 die maximale Postfachgröße. Das bedeutet, dass Sie keine E-Mails senden oder empfangen können, es sei denn, Sie verringern die Postfachgröße in Microsoft Outlook.

Wo werden alle Outlook-Postfachdaten gespeichert?

Wenn Sie die POP- oder IMAP-Funktion verwenden, werden alle Dateien, E-Mails, Ordner, Kontakte usw. in einer Outlook-Datendatei (.pst) gespeichert. Wenn Sie ein Office 365-, Exchange- oder Outlook.com-Konto verwenden, sind Ihre Postfachdaten in einer Offline-Outlook-Datendatei (OST) verfügbar. Während das Löschen von E-Mails und Anhängen hilfreich sein kann, wenn Sie alle Informationen in einer PST-Datei speichern, wird sie nicht von selbst komprimiert.

Die Notiz: Wir haben zwei weitere Möglichkeiten zum Löschen von Dateien aus Outlook besprochen. Wenn Sie sie verwenden und dann die Größe der Postfachdatei manuell reduzieren, hilft dies in Zukunft.

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Outlook-Datendatei (.pst) komprimieren und verkleinern

Der Vorteil einer PST-Datei besteht darin, dass beim Löschen von E-Mails die Datenbank automatisch im Hintergrund komprimiert wird. Der Komprimierungsprozess findet statt, wenn Sie Outlook nicht verwenden. Sie können es auch komprimieren, indem Sie Folgendes manuell tun:

1. Öffnen Sie Outlook und löschen Sie unerwünschte Elemente. Nach dem Löschen landen die Dateien im Ordner „Gelöschte Elemente“. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und löschen Sie es.
2. Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen > Account Einstellungen .
3. Wechseln zu Datumsdateien Tab. Wählen Sie die Datendatei aus, die Sie komprimieren möchten. Dann klicken Sie auf Einstellungen .
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert> Outlook-Datendateieinstellungen.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Datendateioptionen auf Jetzt komprimieren und dann klicken Bußgeld .

Je nach Größe der PST-Datei kann die Komprimierung mehrere Minuten dauern.

Komprimieren und verkleinern Sie die Offline-Outlook-Datendatei (.ost)

Viele E-Mail-Konten verwenden eine Offline-Outlook-Datendatei zum Speichern von Daten. Eine OST- oder Offline-Outlook-Datendatei ähnelt einer PST- oder Outlook-Datendatei mit einer Ausnahme. Sie können keine Offline-Outlook-Datendatei (OST) importieren oder exportieren.

1. Klicken Datei > Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen .
2. An Datumsdateien , klicken Sie auf die Datendatei, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf Einstellungen .
3. Klicken Sie auf das Symbol Fortschrittlich Registerkarte> Optionen für Outlook-Datendateien .
4. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Datendateioptionen auf Jetzt komprimieren und dann klicken Bußgeld .

Verwenden Sie ein E-Mail-Bereinigungstool

Outlook bietet ein integriertes E-Mail-Bereinigungstool, oder Sie können es verwenden Tool zur Bereinigung von Outlook-Anhängen um nach alten und großen Nachrichten zu suchen, die gelöscht oder in eine PST-Datei verschoben werden können. Es kann auch Kopien von E-Mails löschen, die mit dem Mailserver in Konflikt stehen. Manchmal löschen wir Dateien vom Server, aber sie sind immer noch auf dem Client verfügbar und nehmen Speicherplatz ein.

Führen Sie das Mailbox Cleanup Tool aus

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1. Klicken Sie auf Datei > Extras > Postfachbereinigung.
2. Wählen Sie Postfachgröße anzeigen, Elemente suchen, die älter sind als, Elemente suchen, die größer sind als, Größe gelöschter Elemente anzeigen, Ordner für gelöschte Elemente leeren, Konfliktgröße anzeigen oder Konflikte leeren, um die gewünschte Aufgabe auszuführen.

Verwenden Sie das Conversation Cleanup Tool

Outlook für Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 und andere Konversationsreiniger-Tool . Gespräche oder E-Mail-Korrespondenz sind ein und dasselbe. Das 'Gesprächstool' ist schlau. Es wertet den Inhalt jeder Nachricht aus, und wenn ein Teil der E-Mail in einer der Vorschaunachrichten verfügbar ist, wird es gelöscht.

Sie haben drei zusätzliche Optionen zum Komprimieren und Reduzieren der Postfachgröße in Microsoft Outlook

• Löschen überprüft die ausgewählte Konversation.
• Folder Cleanup durchsucht den ausgewählten Ordner.
• Ordner und Unterordner bereinigen prüft auch Unterordner.

Dies sind die besten Tipps zum Komprimieren und Reduzieren der Postfachgröße in Microsoft Outlook. Achten Sie jedoch immer darauf, nicht versehentlich wichtige Dateien zu löschen.

Weiterlesen : Wie Optimieren und beschleunigen Sie Microsoft Outlook .