Wenn Sie ein SharePoint-Benutzer sind und nach einer Möglichkeit suchen, zwei Dokumente zusammenzuführen, dann sind Sie hier genau richtig! In diesem Artikel besprechen wir, wie man zwei Dokumente in SharePoint erfolgreich zusammenführt. Wir besprechen die Schritte, die zum Zusammenführen von Dokumenten erforderlich sind, sowie die Vor- und Nachteile dieses Prozesses. Am Ende dieses Artikels verfügen Sie über das nötige Wissen, um zwei Dokumente in SharePoint effektiv und mühelos zusammenzuführen. Also lasst uns anfangen!
Das Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint ist eine einfache Aufgabe. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um es zu erledigen:
1. Öffnen Sie die SharePoint-Site und melden Sie sich bei Bedarf an.
2. Gehen Sie zu der Bibliothek, in der sich die Dokumente befinden.
3. Wählen Sie zwei oder mehr Dokumente aus, die zusammengeführt werden sollen.
4. Klicken Sie auf die Option Zusammenführen.
5. Es erscheint ein Popup-Fenster mit Optionen zur Auswahl des Ausgabeformats und -speicherorts.
6. Wählen Sie das Format und den Speicherort aus und klicken Sie auf Zusammenführen.
7. Die Dokumente werden zu einem einzigen Dokument zusammengeführt.
So führen Sie zwei Dokumente in Sharepoint zusammen
SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit, die Teams beim Verwalten, Speichern und Teilen von Dokumenten und Informationen unterstützt. Es ist eine großartige Möglichkeit, mit Kollegen und Kunden zusammenzuarbeiten, und eine seiner Funktionen ist die Möglichkeit, zwei Dokumente zusammenzuführen. Das Zusammenführen zweier Dokumente in SharePoint ist ein einfacher Vorgang. In diesem Artikel wird erläutert, wie das geht.
Schritt 1: Greifen Sie auf die SharePoint-Dokumentbibliothek zu
Der erste Schritt zum Zusammenführen zweier Dokumente in SharePoint ist der Zugriff auf die SharePoint-Dokumentbibliothek. Dazu müssen Sie sich bei Ihrem Konto auf der SharePoint-Website anmelden. Navigieren Sie nach der Anmeldung zu der Dokumentbibliothek, auf die Sie zugreifen möchten. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Dokumente.
Schritt 2: Wählen Sie die zusammenzuführenden Dokumente aus
Sobald Sie sich in der Dokumentbibliothek befinden, müssen Sie die Dokumente auswählen, die Sie zusammenführen möchten. Aktivieren Sie dazu die Kontrollkästchen neben den Dokumenten, die Sie zusammenführen möchten. Nachdem Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Zusammenführen.
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Schritt 3: Bestätigen Sie die Zusammenführung
Sobald Sie auf die Schaltfläche „Zusammenführen“ geklickt haben, wird Ihnen eine Bestätigungsseite angezeigt. Auf dieser Seite werden die Dokumente aufgelistet, die Sie zusammenführen, und Sie müssen bestätigen, dass Sie fortfahren möchten. Sobald Sie die Zusammenführung bestätigt haben, erstellt SharePoint ein neues Dokument, das den kombinierten Inhalt der beiden Dokumente enthält.
Schritt 4: Überprüfen und speichern Sie das zusammengeführte Dokument
Sobald das zusammengeführte Dokument erstellt wurde, müssen Sie seinen Inhalt überprüfen. Sobald Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, können Sie das Dokument in Ihrer SharePoint-Bibliothek speichern. Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf die Schaltfläche Speichern. Sie können jetzt über Ihre SharePoint-Bibliothek auf das zusammengeführte Dokument zugreifen.
Schritt 5: Geben Sie das zusammengeführte Dokument frei
Sobald das zusammengeführte Dokument gespeichert ist, können Sie es mit anderen Benutzern teilen. Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf das Teilen-Symbol. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen eingeben können, mit denen Sie das Dokument teilen möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Teilen“, um das Dokument an die angegebenen Benutzer zu senden.
Schritt 6: Löschen Sie die Originaldokumente
Sobald Sie das zusammengeführte Dokument freigegeben haben, können Sie die Originaldokumente löschen. Aktivieren Sie dazu die Kontrollkästchen neben den Dokumenten, die Sie löschen möchten. Klicken Sie dann unten auf der Seite auf die Option „Löschen“. SharePoint fordert Sie auf, zu bestätigen, dass Sie die Dokumente löschen möchten. Sobald Sie den Löschvorgang bestätigt haben, werden die Dokumente aus Ihrer SharePoint-Bibliothek entfernt.
Schritt 7: Überwachen Sie die Dokumentaktivität
Sobald Sie das Dokument zusammengeführt und freigegeben haben, können Sie die Aktivität des Dokuments überwachen. Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf die Registerkarte Aktivität. Dadurch wird eine Seite geöffnet, auf der alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Dokument angezeigt werden, z. B. wer es angezeigt oder bearbeitet hat. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über das Dokument zu behalten und sicherzustellen, dass es bestimmungsgemäß verwendet wird.
Schritt 8: Bearbeiten Sie das zusammengeführte Dokument
Wenn Sie Änderungen am zusammengeführten Dokument vornehmen müssen, können Sie dies tun, indem Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Dadurch wird das Dokument in einem Editor geöffnet, in dem Sie Änderungen vornehmen und speichern können. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen am Dokument zu speichern.
Schritt 9: Versionskontrolle des Dokuments
Die Versionskontrolle ist eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über die am Dokument vorgenommenen Änderungen zu behalten. Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf die Schaltfläche Versionsverlauf. Dadurch wird eine Seite geöffnet, auf der alle Versionen des Dokuments und das Erstellungsdatum angezeigt werden. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über die Änderungen zu behalten, die im Laufe der Zeit am Dokument vorgenommen wurden.
Schritt 10: Archivieren Sie das Dokument
Sobald Sie mit der Bearbeitung des zusammengeführten Dokuments fertig sind, können Sie es archivieren. Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Archivieren“. Dadurch wird das Dokument in den Ordner „Archiviert“ verschoben, wodurch verhindert wird, dass es versehentlich gelöscht oder bearbeitet wird. Sie können jederzeit auf das archivierte Dokument zugreifen, indem Sie zum Ordner „Archiviert“ in der SharePoint-Bibliothek navigieren.
Verwandte FAQ
Was ist Sharepoint?
Sharepoint ist eine von Microsoft entwickelte webbasierte Anwendungsplattform. Es wird für die Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit sowie für die Erstellung und Verwaltung von Websites verwendet. Es ist ein leistungsstarkes Tool für Unternehmen zum Speichern, Organisieren, Teilen und Zugreifen auf Informationen von jedem Gerät aus.
Sharepoint lässt sich in die Microsoft Office-Suite integrieren und ermöglicht Benutzern die Zusammenarbeit an Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Es bietet außerdem eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Erstellen und Verwalten von Websites sowie zum Organisieren und Teilen von Dokumenten.
Wie füge ich zwei Dokumente in Sharepoint zusammen?
Das Zusammenführen zweier Dokumente in Sharepoint ist einfach. Zunächst sollten Sie die beiden Dokumente, die Sie zusammenführen möchten, in separaten Fenstern öffnen. Stellen Sie sicher, dass sich die Dokumente in derselben Bibliothek befinden. Wählen Sie dann beide Dokumente aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen Sie Zusammenführen.
Nachdem die Dokumente zusammengeführt wurden, können Sie eine Vorschau der zusammengeführten Version anzeigen, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist. Anschließend können Sie das zusammengeführte Dokument speichern oder die Änderungen verwerfen, wenn Sie sie nicht behalten möchten. Schließlich können Sie das zusammengeführte Dokument mit Ihrem Team oder Ihren Kollegen teilen.
Welche Vorteile bietet das Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint?
Das Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint bietet eine Reihe von Vorteilen. Dadurch können Teams effizienter an Dokumenten zusammenarbeiten, da sie zwei Dokumente problemlos zusammenführen können. Es hilft auch, Dokumente zu organisieren und stellt sicher, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Darüber hinaus wird die Notwendigkeit mehrerer Versionen desselben Dokuments reduziert, was zeitaufwändig und verwirrend sein kann.
Das Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint erleichtert außerdem die Nachverfolgung von Änderungen und die Sicherstellung der Genauigkeit. Es ermöglicht Benutzern, Dokumente einfach zu überprüfen und Änderungen daran vorzunehmen, ohne verschiedene Versionen manuell vergleichen zu müssen. Es bietet außerdem eine einfache Möglichkeit, Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass jeder mit der neuesten Version arbeitet.
Wie sicher ist das Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint?
Das Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint ist sicher. Alle in Sharepoint gespeicherten Dokumente werden verschlüsselt und in einer sicheren Umgebung gespeichert. Es ist auch möglich, Berechtigungen so festzulegen, dass nur bestimmte Personen auf die Dokumente zugreifen und diese anzeigen können. Darüber hinaus bietet Sharepoint Funktionen wie Versionskontrolle und Audit-Protokolle, die es Benutzern ermöglichen, Änderungen zu verfolgen und die Genauigkeit sicherzustellen.
Darüber hinaus bietet Sharepoint auch Funktionen wie Benutzerzugriffskontrolle und Schutz vor Datenverlust, die dazu beitragen, Dokumente vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen. Es verfügt außerdem über einen Malware-Schutz zum Schutz vor Schadsoftware. All diese Funktionen tragen dazu bei, dass Dokumente beim Zusammenführen in Sharepoint sicher und vertraulich bleiben.
Welche Einschränkungen gibt es beim Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint?
Eine der Einschränkungen beim Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint besteht darin, dass es nicht immer möglich ist, Dokumente aus verschiedenen Bibliotheken zusammenzuführen. Darüber hinaus kann es Einschränkungen hinsichtlich der Dokumenttypen geben, die zusammengeführt werden können, beispielsweise PDF- und Word-Dokumente. Darüber hinaus kann das Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint zeitaufwändig sein, insbesondere wenn es sich um große Dokumente handelt.
Darüber hinaus kann es beim Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint zu Kompatibilitätsproblemen kommen. Dies kann auf Unterschiede in den Softwareversionen oder andere Formatierungsprobleme zurückzuführen sein. Schließlich unterstützt Sharepoint das Zusammenführen von Dokumenten aus externen Quellen wie Google Drive oder Dropbox nicht.
Was sind die Best Practices zum Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint?
Zu den Best Practices zum Zusammenführen von Dokumenten in Sharepoint gehören das Sichern von Dokumenten vor dem Zusammenführen, das Festlegen von Berechtigungen, um zu steuern, wer Zugriff auf die Dokumente hat, und die Verwendung der Versionskontrolle zum Nachverfolgen von Änderungen. Es ist außerdem wichtig, vor dem Speichern eine Vorschau des zusammengeführten Dokuments anzuzeigen, um sicherzustellen, dass es korrekt ist.
Beim Zusammenführen von Dokumenten ist außerdem darauf zu achten, dass alle Teammitglieder mit der aktuellsten Version arbeiten. Schließlich ist es eine gute Idee, ein Tool eines Drittanbieters zu verwenden, um sicherzustellen, dass die Dokumente kompatibel sind, bevor Sie sie in Sharepoint zusammenführen. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Kompatibilitätsproblemen zu verringern und sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt zusammengeführt werden.
SharePoint erleichtert das Zusammenführen zweier Dokumente. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen einfachen Schritte befolgen, können Sie zwei Dokumente in SharePoint schnell und einfach zusammenführen. Dadurch sparen Sie Zeit und Mühe und können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Mit diesem Tool können Sie einfach und schnell zwei Dokumente in SharePoint zusammenführen, ohne mühsames Herunterladen und Hochladen von Dateien.
