Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihre Dokumente in SharePoint Office 365 zu organisieren? Das Markieren von Dokumenten ist eine effiziente Möglichkeit, Ihre Dokumente zu organisieren und es Ihnen zu erleichtern, sie bei Bedarf zu finden. In diesem Artikel besprechen wir die Best Practices zum Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 und die ersten Schritte. Lesen Sie weiter, um mehr über dieses einfache, aber leistungsstarke Organisationstool zu erfahren.
Schritte zum Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365:
- Öffnen Sie die SharePoint-Bibliothek, die die Dokumente enthält.
- Wählen Sie das Dokument oder die Dokumente aus, die Sie markieren möchten.
- Klicken Sie auf das Symbol „Dokument markieren“.
- Geben Sie die Tags ein, die Sie dem Dokument hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Tags zu speichern.
So markieren Sie Dokumente in SharePoint Office 365
Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist eine effektive Möglichkeit, Ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren und sicherzustellen, dass Dokumente leicht zu finden und zugänglich sind. Mit der richtigen Tagging-Strategie können Benutzer die benötigten Dokumente mit minimalem Aufwand schnell suchen und finden. Dieser Artikel bietet einen detaillierten Überblick darüber, wie Dokumente in SharePoint Office 365 mit Tags versehen werden.
Was ist Dokument-Tagging?
Beim Markieren von Dokumenten werden Dokumenten Schlüsselwörter oder Tags zugewiesen, um sie zu kategorisieren und zu organisieren. Tags werden in der Regel verwendet, um den Inhalt, den Zweck und die Zielgruppe des Dokuments zu beschreiben und so eine effizientere Suche und Abfrage zu ermöglichen. Dies kann besonders für Organisationen von Vorteil sein, die über eine große Anzahl von Dokumenten verfügen und eine einfache Möglichkeit benötigen, diese zu organisieren.
Vorteile der Dokumentenkennzeichnung in SharePoint Office 365
Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 kann eine Reihe von Vorteilen bieten, wie zum Beispiel:
- Bessere Organisation: Durch das Markieren von Dokumenten können Benutzer die benötigten Dokumente schnell und einfach suchen und abrufen.
- Höhere Produktivität: Durch das einfachere Auffinden von Dokumenten kann der Zeitaufwand für die Suche nach ihnen reduziert werden.
- Erhöhte Sicherheit: Mit der richtigen Tagging-Strategie können Benutzer sicherer sein, dass vertrauliche Dokumente sicher gespeichert werden.
So markieren Sie Dokumente in SharePoint Office 365
Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist ein unkomplizierter Vorgang, der in wenigen Schritten abgeschlossen werden kann. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert:
- Schritt 1: Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto an.
- Schritt 2: Öffnen Sie die Dokumentbibliothek, in der Sie Dokumente markieren möchten.
- Schritt 3: Wählen Sie das Dokument aus, das Sie markieren möchten.
- Schritt 4: Klicken Sie im Menüband auf die Option „Tags & Notizen“.
- Schritt 5: Geben Sie die Tags ein, die Sie dem Dokument zuweisen möchten.
- Schritt 6: Klicken Sie auf Speichern, um die Tags zu speichern.
- Schritt 7: Wiederholen Sie die Schritte für jedes Dokument, das Sie mit Tags versehen möchten.
Best Practices zum Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365
Beim Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist es wichtig, die folgenden Best Practices zu beachten:
- Erstellen Sie ein konsistentes Tagging-System: Erstellen Sie ein standardisiertes Tagging-System, das leicht zu verstehen und zu verwenden ist.
- Verwenden Sie klare und beschreibende Tags: Verwenden Sie Tags, die den Inhalt, den Zweck und die Zielgruppe des Dokuments klar und genau beschreiben.
- Halten Sie die Tags auf dem neuesten Stand: Überprüfen und aktualisieren Sie die Tags regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant und korrekt bleiben.
- Sorgen Sie für angemessene Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf Tags zugreifen und diese bearbeiten können.
So verwenden Sie Tags in SharePoint Office 365
Sobald die Dokumente mit Tags versehen wurden, können Benutzer die Such- und Filterfunktionen in SharePoint Office 365 nutzen. Beispielsweise können Benutzer die Option „Nach Tags filtern“ verwenden, um Dokumente mit bestimmten Tags schnell zu finden. Darüber hinaus können Benutzer die Option „Nach Tags suchen“ verwenden, um Dokumente zu finden, die bestimmte Schlüsselwörter oder Phrasen enthalten.
So verwalten Sie Tags in SharePoint Office 365
SharePoint Office 365 bietet Benutzern außerdem die Möglichkeit, Tags zu verwalten und sicherzustellen, dass sie organisiert und auf dem neuesten Stand bleiben. Zum Verwalten von Tags können Benutzer die Option „Tags verwalten“ im Menüband verwenden. Dadurch können Benutzer nach Bedarf Tags erstellen, bearbeiten und löschen.
So zeigen Sie Tags in SharePoint Office 365 an
Um Tags in SharePoint Office 365 anzuzeigen, können Benutzer die Option Tags anzeigen im Menüband verwenden. Dadurch wird eine Liste aller mit einem Dokument verknüpften Tags geöffnet, sodass Sie Tags bei Bedarf schnell anzeigen und bearbeiten können.
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Abschluss
Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist eine effektive Möglichkeit, die Dokumentenverwaltung zu optimieren und sicherzustellen, dass Dokumente leicht zu finden und zugänglich sind. Indem Benutzer sich die Zeit nehmen, eine Tagging-Strategie zu implementieren und Best Practices für das Tagging befolgen, können Benutzer die Such- und Filterfunktionen in SharePoint Office 365 nutzen, um Dokumente schnell zu finden.
Verwandte FAQ
Was ist SharePoint-Tagging?
Unter SharePoint-Tagging versteht man den Prozess des Hinzufügens von Etiketten oder Tags zu Dokumenten, um sie zu klassifizieren und zu organisieren. Mithilfe dieser Tags können Benutzer Dokumente und andere Inhalte, die sich auf ein bestimmtes Thema oder Projekt beziehen, schnell finden. Tags können manuell von Benutzern zu Dokumenten hinzugefügt werden oder sie können automatisch von SharePoint selbst hinzugefügt werden. Tags können auch auf mehreren SharePoint-Websites gemeinsam genutzt werden, was das Suchen und Finden von Dokumenten erleichtert.
SharePoint-Tagging trägt auch dazu bei, die Interaktion der Benutzer mit Inhalten zu steigern. Indem Benutzern ermöglicht wird, Inhalte, die ihren Interessen entsprechen, schnell zu finden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich engagieren und länger auf der Website bleiben. Dies kann zu einer erhöhten Benutzerakzeptanz von SharePoint und einer insgesamt verbesserten Benutzererfahrung führen.
Wie tagge ich Dokumente in SharePoint Office 365?
Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist einfach. Wählen Sie in der Dokumentbibliothek das Dokument aus, das Sie mit Tags versehen möchten. Klicken Sie dann im Menüband auf das Symbol „Tags und Notizen“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Tags eingeben können, die Sie verwenden möchten. Sie können jedem Dokument mehrere Tags hinzufügen. Diese Tags sind für jeden sichtbar, der Zugriff auf das Dokument hat.
Sobald ein Tag hinzugefügt wurde, kann es zum schnellen Auffinden verwandter Dokumente in der Bibliothek verwendet werden. Um nach Dokumenten mit einem bestimmten Tag zu suchen, geben Sie einfach den Tag-Namen in das Suchfeld ein. SharePoint zeigt dann eine Liste aller Dokumente mit diesem Tag an. Dies erleichtert das Auffinden von Dokumenten, die sich auf ein bestimmtes Thema oder Projekt beziehen.
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Welche Vorteile bietet das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365?
Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 bietet eine Reihe von Vorteilen. Erstens ermöglicht es Benutzern eine schnelle Suche nach verwandten Dokumenten und Inhalten. Dies erleichtert Benutzern das Auffinden der benötigten Informationen, ohne zeitaufwändig mehrere Dokumente manuell durchsuchen zu müssen.
Zweitens trägt das Markieren von Dokumenten auch dazu bei, die Benutzereinbindung zu verbessern. Indem Benutzern ermöglicht wird, verwandte Inhalte schnell zu finden, ist es wahrscheinlicher, dass sie länger auf der Website bleiben und sich stärker mit den Inhalten beschäftigen. Dies trägt dazu bei, die Benutzerakzeptanz von SharePoint zu erhöhen und das Benutzererlebnis insgesamt zu verbessern. Schließlich hilft das Markieren von Dokumenten auch bei der Organisation von Dokumenten und Inhalten, sodass Benutzer leichter finden, was sie benötigen.
Wie verwalte ich Tags in SharePoint Office 365?
Das Verwalten von Tags in SharePoint Office 365 ist einfach. Um Tags zu verwalten, öffnen Sie die Bibliothek, in der Sie die Tags verwalten möchten. Klicken Sie dann im Menüband auf das Symbol „Tags und Notizen“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie Tags anzeigen, hinzufügen und löschen können. Sie können auch vorhandene Tags umbenennen und jedem Tag Notizen hinzufügen.
Darüber hinaus können Sie eine Liste der Dokumente anzeigen, die jedem Tag zugeordnet sind. Dadurch können Sie schnell Dokumente finden, die einen Bezug zu einem bestimmten Thema oder Projekt haben. Sie können in diesem Fenster auch Tags zu Dokumenten hinzufügen, was das schnelle Hinzufügen von Tags zu mehreren Dokumenten gleichzeitig erleichtert.
Kann ich Tags über mehrere SharePoint-Sites hinweg teilen?
Ja, Sie können Tags auf mehreren SharePoint-Websites teilen. Öffnen Sie dazu die Bibliothek, in der Sie die Tags teilen möchten. Klicken Sie dann im Menüband auf das Symbol „Tags und Notizen“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie Tags anzeigen, hinzufügen und löschen können.
Um ein Tag zu teilen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ neben dem Tag. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die SharePoint-Sites auswählen können, mit denen Sie das Tag teilen möchten. Nachdem Sie die Websites ausgewählt haben, klicken Sie auf „Teilen“, um das Tag mit diesen Websites zu teilen. Dadurch können Benutzer schnell Dokumente finden, die sich auf ein bestimmtes Thema oder Projekt beziehen, unabhängig davon, auf welcher SharePoint-Website sie sich befinden.
Kann ich Dokumente in SharePoint Office 365 automatisch mit Tags versehen?
Ja, Sie können Dokumente in SharePoint Office 365 automatisch mit Tags versehen. Öffnen Sie dazu die Bibliothek, in der Sie die Tags hinzufügen möchten. Klicken Sie dann im Menüband auf das Symbol „Tags und Notizen“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie Tags anzeigen, hinzufügen und löschen können.
Sobald Sie die Tags erstellt haben, die Sie verwenden möchten, können Sie einen automatisierten Tagging-Workflow einrichten. Dieser Workflow fügt automatisch Tags zu Dokumenten hinzu, wenn diese hochgeladen oder geändert werden. So lässt sich ganz einfach sicherstellen, dass Dokumente stets ordnungsgemäß beschriftet und organisiert sind. Der automatisierte Workflow kann so eingerichtet werden, dass er nach einem bestimmten Zeitplan ausgeführt oder durch bestimmte Ereignisse ausgelöst wird.
Das Markieren von Dokumenten in SharePoint Office 365 ist eine unglaublich nützliche Möglichkeit, organisiert zu bleiben und Dokumente schnell zu finden. Mit nur wenigen einfachen Schritten können Sie Tags schnell einrichten und im Handumdrehen auf Dokumente anwenden. Dies kann dazu beitragen, die Dokumentenverwaltung zu vereinfachen und sicherzustellen, dass jeder im Büro die benötigten Dokumente schnell finden kann. Mit SharePoint Office 365 wird die Dokumentenverwaltung zum Kinderspiel.
