So verschlüsseln Sie E-Mails in der Microsoft Outlook-App und Outlook.com

Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, gibt es zwei Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Nachrichten zu verschlüsseln: mit der Outlook-App oder mit Outlook.com. Beide Methoden sind ziemlich einfach und erfordern nur wenige Schritte zur Einrichtung. Wenn Sie die Outlook-App verwenden, öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und wählen Sie die Registerkarte „Konten und Import“. Aktivieren Sie im Abschnitt „Sicherheit“ das Kontrollkästchen „E-Mail-Nachrichten verschlüsseln“. Sie werden aufgefordert, ein Passwort einzugeben, das zum Verschlüsseln Ihrer Nachrichten verwendet wird. Achten Sie darauf, ein sicheres Passwort zu wählen, und klicken Sie zur Bestätigung auf „OK“. Wenn Sie Outlook.com verwenden, öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und wählen Sie „Weitere E-Mail-Einstellungen“. Klicken Sie im Abschnitt „Sicherheit und Datenschutz“ auf das Kontrollkästchen „E-Mail verschlüsseln“. Sie werden aufgefordert, ein Passwort einzugeben, das zum Verschlüsseln Ihrer Nachrichten verwendet wird. Achten Sie darauf, ein sicheres Passwort zu wählen, und klicken Sie zur Bestätigung auf „OK“. Sowohl die Outlook-App als auch Outlook.com verwenden denselben Verschlüsselungsstandard, sodass Sie die für Sie bequemere Methode auswählen können. In jedem Fall werden Ihre Nachrichten sicher verschlüsselt und vor neugierigen Blicken geschützt.

Obwohl alle E-Mail-Server jetzt eine sichere Verbindung verwenden, können Sie E-Mails im Microsoft Outlook-Desktopclient und Outlook im Web verschlüsseln, wenn Sie dies tun möchten. Der Prozess ist jedoch ein anderer. Hier reden wir über E-Mail-Verschlüsselung keine Verbindung. Sie können sich dies als zusätzliche Schutzschicht vorstellen.

Obwohl es einfach zu bedienen ist, sollten Sie den Endbenutzer und den Client, den er verwendet, im Auge behalten. Wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger das Verschlüsselungsformat nicht unterstützen, wird es schwierig, diese Art von E-Mails zu versenden.

Outlook unterstützt zwei Arten der Verschlüsselung:

1. S/MIME-Verschlüsselung und
2. Office 365-Nachrichtenverschlüsselung.

Letzteres funktioniert nur, wenn das Unternehmen eine Office 365 Enterprise E3-Lizenz verwendet. Ersteres ist jedoch weit verbreitet und funktioniert mit den meisten E-Mail-Anwendungen außer Outlook.

Outlook Web bietet eine interne Verschlüsselung, die Sie für einzelne E-Mails aktivieren können. Hier ist eine Liste der Dinge, die wir in diesem Thread besprechen werden

1. So verschlüsseln Sie Office Outlook-E-Mails
2. So verschlüsseln Sie Outlook im Web-E-Mails
3. So lesen Sie verschlüsselte E-Mails außerhalb von Office-Clients

Die Notiz: In Outlook gibt es keine Möglichkeit, Personen oder E-Mails mit einem Kennwort zu schützen. Du kannst Passwortschutz PST Dateien, sodass alle Ihre E-Mails für niemanden zugänglich sind, aber dies unterscheidet sich von der Verschlüsselung.

Windows 10 schwarzer Cursor

So verschlüsseln Sie E-Mails in Outlook unter Windows 10

Wenn Sie S/MIME-Verschlüsselung verwenden, müssen sowohl der Absender als auch der Empfänger über eine E-Mail-Anwendung verfügen, die den S/MIME-Standard unterstützt. Outlook unterstützt den S/MIME-Standard. Sie können entweder alle E-Mails verschlüsseln oder einzelne E-Mails verschlüsseln. Die Wahl hängt von der Anwendung der Richtlinie der IT-Abteilung ab. Außerdem muss ein S/MIME-Zertifikat installiert sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Person kontaktieren. Nach der Installation steht Ihnen eine Option in der Dropdown-Liste für digitale Zertifikate in Outlook zur Verfügung.

Verschlüsseln Sie einzelne E-Mails

• Wechseln Sie im neuen E-Mail-Editor zur Registerkarte Optionen.
• Erweitern Sie dann den Abschnitt Erweiterte Optionen, indem Sie auf den Pfeil in der unteren rechten Ecke klicken.
• Der Eigenschaftenbereich wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sicherheitseinstellungen“.
  • Aktivieren Sie zunächst das Kontrollkästchen „Nachrichteninhalt und Anhänge verschlüsseln“.
  • Klicken Sie dann im Abschnitt Sicherheit auf das Dropdown-Menü unter Sicherheitsoptionen und wählen Sie das S/MIME-Zertifikat aus.
  • Wählen Sie abschließend ggf. ein Sicherheitskennzeichen aus.
• Wenn Sie eine E-Mail senden, wird sie mit diesem Standard verschlüsselt.

Die Notiz: Wenn Sie kein S/MIME-Zertifikat haben, fordert der Outlook-Client Sie auf, eines hinzuzufügen. Wenn Sie dies nicht tun können, werden Sie daran gehindert, eine verschlüsselte E-Mail zu senden.

Verschlüsseln Sie alle E-Mails

• Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf das Menü Datei.
• Klicken Sie dann erneut auf Optionen und navigieren Sie zu Trust Center > Trust Center-Einstellungen > E-Mail-Sicherheit
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nachrichteninhalt und Anhänge verschlüsseln“.
• Klicken Sie im Abschnitt Verschlüsselte E-Mail auf Einstellungen > Zertifikate und Algorithmen > wählen Sie das S/MIME-Zertifikat aus.
• Wählen Sie OK

Wenn Sie dies aktivieren, werden alle Ihre E-Mails verschlüsselt. Sie müssen sicherstellen, dass der Empfänger auch einen Client hat, der ein S/MIME-Zertifikat unterstützt, um die E-Mail lesen zu können.

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Lesen : Kostenlose E-Mail-Verschlüsselungs-Add-ons für Outlook .

So verschlüsseln Sie E-Mails in Outlook im Web

Diese Funktion ist nur für verfügbar Ein Office 365 Home- oder Office 365 Personal-Abonnement . Dies ist nützlich, wenn Sie der Sicherheit des E-Mail-Anbieters des Empfängers nicht vertrauen. Sie müssen jedoch genau verstehen, wie diese Funktionen funktionieren; Andernfalls kann der Empfänger die E-Mail nicht lesen oder auf Inhalte zugreifen.

Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Nachricht. Neben Anhängen befindet sich ein Link zum Verschlüsseln, klicken Sie darauf. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Verschlüsseln:

  • Die Nachricht bleibt verschlüsselt und verlässt Office 365 nicht.

  • Empfänger mit Outlook.com- und Office 365-Konten können Anhänge ohne Verschlüsselung herunterladen.

  • Sie können dies tun, wenn sie Outlook.com, die mobile Outlook-App oder die Mail-App unter Windows 10 verwenden.

Wenn sie jedoch einen anderen E-Mail-Client verwenden, müssen sie ein temporäres Kennwort verwenden, um Anhänge vom Office 365-Nachrichtenverschlüsselungsportal herunterzuladen.

Outlook fragt immer wieder nach dem Passwort für Office 365

• Verschlüsselung und Weiterleitungsverhinderung :
  • Ihre Nachricht bleibt in Office 365 verschlüsselt
  • Es kann nicht kopiert oder weitergeleitet werden.
  • Office-Dokumente wie Word oder Excel bleiben auch nach dem Download verschlüsselt.
  • Andere Anhänge wie PDF-Dateien oder Bilddateien können unverschlüsselt heruntergeladen werden.

So lesen Sie verschlüsselte E-Mails außerhalb von Office-Clients

Wenn Sie eine verschlüsselte E-Mail senden müssen und von anderen mit Apps wie Google Mail gelesen werden möchten, müssen Sie die unten stehende Methode freigeben. Diese Methode fragt nach einem Passwort, um auf die E-Mail zuzugreifen. Dies ist jedoch der Passcode, der von Microsoft angeboten wird, um den Empfänger zu authentifizieren.

• Erstellen und senden Sie eine verschlüsselte E-Mail
• Der Empfänger erhält eine E-Mail mit Informationen zur Person und deren E-Mail-ID.
• Um die Nachricht zu lesen, klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Nachricht lesen“.
• Dadurch gelangen Sie zum Office 365-Hub, wo Sie entweder das Einmalkennwort bestätigen oder sich bei Google anmelden können.
• Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, wird eine E-Mail geöffnet.

Die Notiz: Das OTP wird an die E-Mail-Adresse des Empfängers gesendet.

Wie Sie sehen können, verlässt die E-Mail niemals die Office 365-Server. Die E-Mail wird dort gespeichert und kann nach Verifizierung gelesen werden. Wenn Sie einen Outlook-Client verwenden, müssen Sie diesen Vorgang nicht durchlaufen.

Ich hoffe, dieser Beitrag war leicht verständlich und Sie konnten die Details der E-Mail-Verschlüsselung verstehen.